手順をとばすと、ミスが起きる
手順をとばすと、ミスが起きる
ヒーズ株式会社の岩井徹朗です。
昨日はお名前を入れずにメルマガを送信してしまいました。
たいへん失礼しました。
私がメルマガを送る前には以下のような手順を踏んでいます。
下書きを書く
↓
配信システムに入力
↓
テストメールを自分宛に送る
↓
内容を再チェック
↓
配信
テストメールは通常すぐに届くのですが、昨日は配信システムが混んでいたのか、なかなか届きませんでした。
そこで、いつもなら送られてきたメールでチェックするところをシステムに入力した画面でチェックしたのです。
このため、名前の入力内容を修正するのを忘れてしまいました。
以後このようなことが起きないよう充分注意します。
さて、今回のミス。
原因は私の不注意ですが、業務改善の観点からすると、メールでチェックするという手順をとばしたことにあります。
文章をチェックする時、パソコンの画面上でチェックするのと紙に印刷してから確認するのとでは精度が違います。
アナログ派の私は特にそうです。
メルマガの場合、紙に印刷することまではしていませんが、配信システムの入力画面ではなく、受信したメールで確認することで、より間違いを見つけやすくなります。
しかし、昨日は、なかなかテストメールが来ないことや出かける時間が迫っていたこともあり、「まあ、いいか」ということで、手順をとばしてしまったのです。
事務ミスが起きる原因の一つは、決めている手順をとばすということ。
業務フローの一つひとつは、本来何らかの意味があってやるものです。
このため、一つの手順をとばすとミスが起きる確率が高まります。
私自身の反省をこめて業務改善に取組みたいと思います。
ところで、本格的にブログを書くようになって約2年になります。
改めて初期の原稿を読み返してみると、「これじゃあ、読んだ人には言いたいことが伝わらないなあ」と思えるものばかり・・・。
そこで、次回以降何回かに渡って、昔書いたブログのリバイバル版をお届けしようと思います。
ミスを防ぐためだけでなく、読み返してみると気づきが多いです。
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